Wat is een procesbegeleider?
“Iemand die een proces zodanig helpt inrichten of bijsturen dat dit gunstig verloopt voor de betrokken partijen of deelnemers; begeleider van een proces.” (Algemeen Nederlands Woordenboek). Een procesbegeleider is dus een interne of externe deskundige die ondersteunt bij processen. Met name met circulaire organisaties of samenwerkingen is een procesbegeleider interessant, omdat het helpt om complexe processen, over meerdere organisaties te stroomlijnen.
Procesbegeleiding, in tegenstelling tot management, gaat er van uit dat een proces niet voorspelbaar is, dat je in het proces wilt bijsturen. Dit gebeurt altijd samen met de betrokken partijen. De expertise van de procesbegeleider is het belangrijkste en er bestaat geen hiërarchie tussen de partijen; iedereen krijgt dezelfde informatie.
Procesbegeleider in circulaire ketenprojecten
Circulaire ketenprojecten zijn vaak samenwerkingen van verschillende partijen die ieder een eigen rol in de keten hebben; producent, inzamelaar, verwerker, gebruiker, etc. Aan het begin van het project wordt er een doel gesteld, een looptijd en stappen om het doel te halen worden uitgestippeld. Na de aftrap van het project gaan de partijen ieder hun eigen weg; ze moeten tenslotte ook hun eigen processen afstemmen op de toekomstige circulaire keten. Een procesbegeleider helpt om elkaar en het gezamenlijke doel niet uit het oog te verliezen. De horizontale samenwerking is nodig voor een constructieve circulaire keten en dit kan een procesbegeleider waarborgen.
Een procesbegeleider…
- … heeft kennis en expertise van circulaire processen en ketensamenwerking.
- … heeft geen eigenaarschap op inhoud. Een zekere afstand tot de inhoud helpt om het doel in zicht te houden.
- … weet hoe je een effectieve meeting hebt. Een constructieve meeting die aansluit op de wens van de deelnemende partijen. Elke sessie levert een resultaat op (het resultaat kan ook hernieuwde energie of inspiratie zijn).
- … helpt de groep het meeste uit de samenwerkingen te halen.
- … houdt het projectdoel en de rode draad vast, maar wijkt van het projectplan af mits daar aanleiding voor is en de aanpassing het afgesproken doel ten goede komt van de keten.
- … evalueert na elke gezamenlijke sessie en trekt conclusies voor vervolg.
Voorbeeld uit de praktijk
Zo ben ik op dit moment procesbegeleider bij een project rond de hergebruik van batterijen uit deelscooters. De groep partijen bestaat uit: een afvalinzamelaar, een deelscooter verhuurder, een verhuurder van energie-opslagsystemen en een technologie ontwikkelings bedrijf. Benjamin Neeteson van StoredEnergy, de initiatiefnemer van dit project,heeft een aantal vragen beantwoord:
In welke mate draagt de procesbegeleider bij aan de beheersing van het project (zoals tijdlijn, afspraken en het inbrengen van handige/creatieve tools)?
“Lisa van Plennid heeft als procesbegeleider een heel belangrijke coördinerende functie in ons project. Zij zorgt ervoor dat de agenda wordt uitgevoerd zoals we hem met alle partijen van te voren bedacht hebben. Een week voor elke meeting belt ze alle deelnemers voor de laatste informatie en zet ze even iedereen op scherp, zodat we de afspraken ook nakomen. Het door Plennid ingebrachte online projectmanagementsysteem draagt hier ook zeker aan bij. Ik heb er dan ook alle vertrouwen in dat we dankzij de bijdragen van Lisa en Plennid het project tot een goed einde gaan brengen. En dat einde is natuurlijk ook weer een begin, om de circulaire keten verder te ontwikkelen.”
(Hoe) is de procesbegeleider inhoudelijk van toegevoegde waarde?
“Plennid weet door hun ervaring hoe een lineaire keten tot een circulaire keten getransformeerd moet worden. Daardoor kunnen we loskomen van gevestigde processen en over onze muren heen kijken en de verbinding zoeken met andere deelnemers in de productketen.”
Als je terugkijkt op het project, wat was (voorlopig) de grootste uitdaging om te komen tot goed resultaat?
“Eerlijk gezegd, voordat het makkelijk wordt, wordt alles eerst een stuk complexer. Transformeren naar een circulair verdienmodel betekent dat je moet veranderen van wat je al tijden weet en doet, naar een nieuw systeem, met intensievere relaties met de stakeholders om je heen, met nieuwe processen en nieuwe verdienmodellen. Maar als het lukt (en het moet lukken), is het voor alle stakeholders winstgevend, verkleinen we de afvalberg en maken we de energietransitie betaalbaar.”
Meer weten over procesbegeleiding? We gaan graag het gesprek aan om te ontdekken wat we voor uw organisatie kunnen betekenen.
